Verhuurders worden geconfronteerd met veel regels, zelfs als een huurder zijn huur niet meer (op tijd) betaalt. In dit artikel bied ik je als verhuurder een stappenplan met uiteindelijk: de beëindiging van de huurovereenkomst.

Kort samengevat doorloop je als verhuurder vier stappen: (1) herinnering + correcte 14‑dagenbrief (voor de incassokosten), (2) vroegsignalering richting gemeente, (3) ingebrekestelling/laatste aanmaning en (4) procedure bij de kantonrechter tot ontbinding en ontruiming (eventueel met gebruiksvergoeding tot ontruiming). Rechters toetsen streng op de vormvereisten (14‑dagenbrief) én op jouw inspanningen richting schuldhulpverlening (vroegsignalering).

Stap 1 – Herinnering en 14‑dagenbrief: voorkom gedoe over incassokosten

Waarom deze brief?

Wil je buitengerechtelijke incassokosten (BIK) kunnen vorderen van een consument‑huurder, dan moet je eerst schriftelijk een laatste betalingstermijn van 14 dagen ná ontvangst geven. Doe je dat niet (of fout), dan wijst de rechter de incassokosten vaak af. Dit is bevestigd door de Hoge Raad (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704).

Twee cruciale eisen volgens de aanbevelingen van de Rechtspraak

• – De termijn moet lopen vanaf de dag na ontvangst (“bezorging”) van de brief; om verwarring te voorkomen adviseert de Rechtspraak formuleringen als: “Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd/door u is ontvangen” of “Binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd/door u is ontvangen.”

• – Je moet in de dagvaarding stellen en onderbouwen wanneer de 14‑dagenbrief is verzonden en ontvangen. Je moet bovendien de brief kunnen laten zien.

Bij onduidelijkheid worden de incassokosten vaak afgewezen.

Praktisch voorbeeld – correcte formulering

“Wij verzoeken u het openstaande bedrag van € 1.200,– binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd te voldoen. Betaalt u niet binnen die termijn, dan bent u ook buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zoals bedoeld in art. 6:96 lid 6 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De buitengerechtelijke kosten bedragen € 180,-. ”

Hoe hoog zijn de incassokosten?

De incassokosten worden vastgesteld via een staffel (de staffel BIK). Aan de hand van de hoofdsom, bereken je de incassokosten:

Let op: sinds 1‑10‑2024 geldt een optelregel voor termijnbetalingen (nieuw art. 6:96 lid 8 BW / art. 2a BIK).

Rekenvoorbeeld

De huurachterstand is € 6.555,–. Dat betekent dat de hoofdsom minder is dan € 10.000,–. 

De incassokosten worden volgens de staffel als volgt berekend:

€ 6.555 minus € 5.000 = € 1.555 maal 5% = € 77,75 plus € 625 = € 702,75 

Stap 2 – Vroegsignalering: melden bij de gemeente (met oog voor privacy)

Wat is vroegsignalering?

Sinds 1 januari 2021 moeten woningcorporaties én particuliere verhuurders huurachterstanden in een vroeg stadium bij de gemeente melden, zodat schuldhulpverlening kan worden aangeboden. Dit heet vroegsignalering (Wet gemeentelijke schuldhulpverlening – Wgs).

Moet ik toestemming vragen?

Ja, in de incasso‑fase moet je de huurder schriftelijk informeren, wijzen op schuldhulpverlening en toestemming vragen om gegevens te delen. Weigert de huurder uitdrukkelijk? Dan mag je niet melden. Lukt persoonlijk contact niet ondanks aantoonbare inspanningen, dan moet je wél melden. Wat je daarvoor eerst moet doen (en kunnen aantonen) is het volgende:

• – Persoonlijk contact proberen te krijgen met de huurder (bellen/bezoek/een afspraak maken);
• – Een schriftelijke herinnering sturen (zoals de 14-dagenbrief);
• – Wijzen op de mogelijkheid voor schuldhulpverlening van de gemeente;
• – Aanbieden om de contactgegevens met de gemeente te delen (geen bezwaar = melden).

Moet ik dit in de dagvaarding vermelden?

Ja, dat volgt uit de Aanbevelingen Huurzaken van de Rechtspraak. Rechters willen dat verhuurders inzichtelijk maken dat zij hun huurder hebben geïnformeerd over de mogelijkheid tot schuldhulpverlening. Bovendien moeten verhuurders inzichtelijk maken dat zij ook daadwerkelijk een melding hebben gedaan (als dat was toegestaan). Ontbreekt dat, dan kan de rechter — in het kader van de “tenzij‑toets” van art. 6:265 BW — de vordering tot ontbinding/ontruiming afwijzen (ook in verstek).

Stap 3 – Laatste aanmaning/ingebrekestelling (en bewijs op orde)

Hoewel de 14‑dagenbrief voor incassokosten voldoende is, kan het verstandig zijn om een laatste aanmaning/ingebrekestelling te sturen met een redelijke termijn en een (laatste) heldere specificatie van de achterstand. Je toont daarmee als verhuurder aan dat je de huurder voldoende kansen hebt geboden om tot betaling over te gaan.

Stap 4 – Procedure bij de kantonrechter: ontbinding, ontruiming en nevenvorderingen

Wanneer is ontbinding/ontruiming haalbaar?

Hoofdregel: elke tekortkoming geeft recht op ontbinding, tenzij de tekortkoming — gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis — ontbinding niet rechtvaardigt (Tenzij‑arrest, HR 28‑09‑2018, ECLI:NL:HR:2018:1810). In huurzaken weegt de rechter ook het woonbelang en uw inspanningen mee.

Hoeveel maanden huurachterstand?

Volgens de Aanbevelingen Huurzaken wordt ontbinding/ontruiming in beginsel toegewezen bij ≥ 3 maandtermijnen huurachterstand (de lopende maand telt als volle maand mee als die niet is betaald). Bij herhaalde wanbetaling kan ≥ 2 maanden volstaan (mits recent eerdere veroordeling). Dit is een richtlijn, geen automatisme: de rechter kan maatwerk toepassen. Een rechter kan bijvoorbeeld een laatste betaaltermijn bieden (terme de grâce).

Voorbeelden uit de praktijk

De rechtbank Rotterdam heeft de huurovereenkomst ontbonden en ontruiming gelast bij een achterstand van > 3 maanden; buitengerechtelijke kosten werden afgewezen, maar een gebruiksvergoeding gelijk aan de huur tot ontruiming werd toegewezen (Rb. Rotterdam 5‑9‑2024, ECLI:NL:RBROT:2024:10901). De rechtbank Amsterdam bood de huurders bij een huurachterstand van > 3 maanden nog een laatste termijn van één maand (Rb. Amsterdam 3 juli 2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:4430).

Welke vorderingen neemt u op?

• – Ontbinding van de huurovereenkomst;
• – Ontruiming van het gehuurde;
• – Achterstand + wettelijke rente;
• – Gebruiksvergoeding gelijk aan de huur tot aan ontruiming;
• – Buitengerechtelijke incassokosten (alleen bij correcte 14‑dagenbrief);
• – Proceskosten.

Denk aan deze bijlagen (producties) bij de dagvaarding

• – Huurovereenkomst + algemene bepalingen;
• – Specificatie achterstand (maand voor maand; duidelijk bij huurverhogingen);
• – 14‑dagenbrief en bewijs van (waarschijnlijke) ontvangst;
• – Herinneringen/ingebrekestelling(en);
• – Correspondentie over vroegsignalering (sociale incasso + melding gemeente).

Veelgemaakte fouten (en hoe u ze voorkomt)

1. Fout geformuleerde 14‑dagenbrief → geen incassokosten. Gebruik een formulering die aanvang aan ontvangst koppelt en leg verzend/ontvangst vast door de brief aangetekend te versturen.
2. Geen (aantoonbare) vroegsignalering → risico op afwijzing van ontbinding/ontruiming via de “tenzij”‑toets. Documenteer uw sociale‑incasso‑stappen en de melding.
3. Onvolledige specificatie → onzekerheid over hoogte/duur achterstand. Werk met een maandoverzicht; let op huurverhogingen.

Vragen of hulp nodig?

Neem contact met mij op. Dan kijken we samen naar jouw situatie en de mogelijkheden.